Aquí algunas prácticas, fáciles de aplicar técnicas que le ayudarán. Una vez que se ha completado la etapa inicial, analítica, las técnicas descritas aquí son simples que se pueden aplicar sobre una base diaria, semanal y mensual, como una cuestión de rutina.
Semana de Preparación: el primer paso es el que más tiempo lleva uno: el análisis de su situación actual. Para establecer en qué condiciones su gestión del tiempo es, en este momento, tendrá que completar al menos una semana, quizás dos, de la preparación. También tendrá que tomar nota de las actividades que caen sobre una base mensual, tales como reuniones de equipo, o revisiones de desempeño del presupuesto.
Grabación de su actividad: durante una semana por lo menos, sobre una base diaria, usted tendrá que mantener un registro detallado, diario, o cerrar la sesión, de las actividades que están involucrados, y el tiempo que pasa en cada una de ellas hoy en dia hay aplicaciones que nos ayudan con esos detalles. Ser tan detallada como sea posible, para que pueda analizar sus actividades en profundidad. Los expertos en el campo de la administración del tiempo recomienda dividir el día en por lo menos en periodos de 15 minutos, y por períodos de tiempo muy ocupados períodos aún más pequeñas de 5 o 10 minutos. Por ejemplo, para que los primeros 30 minutos después de empezar a trabajar en la mañana, no se limite a escribir las 8.30 a 9.00 el trabajo de introducción, los correos electrónicos se abrió, habló con sus colegas, es necesario descomponerlo en al menos tres x 10 minutos períodos. Si ha elegido una semana inusual, por ejemplo, cuando usted está ausente de la rutina habitual, en un curso de formación, completar el registro de los días que faltan, la semana siguiente. Sea disciplinado acerca de esto. Use un cuaderno o diario, o preparar una hoja de asistencia papel o PC, móvil basado para cada día. Tome esto con usted en todas partes, o por lo menos, completar cada vez que regrese a su área de trabajo personal. Si te ayudará, conseguir el apoyo de sus colegas, y pedirles que le recuerde que debe estar grabando sus actividades con diligencia.
Su análisis de la actividad: al final de este período se tendrá que analizar cuidadosamente estos registros. El objetivo principal es identificar las actividades y eventos negativos. Estos incluirán actividades que no deberían participar en, o podría delegar, actividades que están gastando demasiado tiempo en actividades, que son improductivos, y eventos que son perjudiciales o improductivo. Algunas de las actividades que se identifican aquí será único a su situación, pero algunos serán comunes a la mayoría de los profesionales, como ser inapropiadamente interrumpido por colegas, mediante llamadas telefónicas dirigidas a otros, asistiendo a reuniones que no son relevantes para usted, por navegar por Internet, centrándose en tareas de baja prioridad en vez de más importancia, pero es más difícil, queridos. Sin embargo, también es importante identificar las actividades y eventos positivos, por lo que se puede considerar cuán apropiado es el tiempo que se le asigna actualmente a los mismos. Algunos ejemplos podrían ser la cantidad de tiempo que está gastando en el apoyo, o entrenamiento, los miembros de su equipo, o la cantidad de tiempo que usted está dando a la construcción y el mantenimiento de las relaciones con los demás, o cuánto tiempo vas a pasar en hacer frente a los problemas de gestión de la calidad. Con una idea clara de cómo se está gastando su tiempo, a continuación, puede pasar a la siguiente etapa.
Hablar con las partes interesadas: estos son los compañeros de trabajo, los equipos, los administradores, proveedores tal vez, tal vez, los clientes que tienen un interés legítimo en la forma de llevar a cabo en el trabajo y que se verán afectados por los cambios que se van a realizar. También puede ser necesario para organizar una discusión con personas clave, antes de tomar los próximos pasos que siguen.
Listado de sus responsabilidades: separado de la actividad de grabación, usted debe hacer que el tiempo para revisar su descripción de trabajo, usted mismo si está al día y hasta la fecha, con su supervisor si está en la necesidad de una revisión formal. El propósito de esto es para aclarar cuál es su papel y cuáles son sus responsabilidades formales. A menudo es el caso que, debido a la mala gestión del tiempo y los problemas que esto genera, el papel y las responsabilidades se permitió a la deriva, hasta el punto que el individuo no está llevando a cabo las actividades que se pretenden. Una imagen clara de lo que el papel y las responsabilidades en realidad es una parte esencial de la construcción de una base sólida sobre la cual el plan de su nuevo enfoque de la gestión de su tiempo.
Listado de sus objetivos: esta es otra parte esencial de la construcción de esa fundación como un profesional, un gerente o especialista, tendrá nivel corporativo y los objetivos de nivel operativo, que su actividad está destinada a contribuir y ayudar a lograr. Paralelamente, tendrá un rendimiento de trabajo personal y las metas de desarrollo personal que debería estar trabajando. Identificación y revisión de estos le permitirá aclarar y tomarlas en cuenta cuando se planea los cambios que se van a realizar.
Eliminación o reducción de actividades innecesarias: la información que ha recopilado y considerado, ahora es el momento de tomar alguna acción. En términos simples, esto significa identificar esas actividades, eventos y períodos de tiempo, que no están contribuyendo a que el cumplimiento de su función y sus responsabilidades, y no le ayuda a contribuir a la consecución de los objetivos corporativos y operativos ni sus propios objetivos personales . En sus planes de acción, y sus diarios, semanales, mensuales, listas (que se discute más adelante) a continuación, puede asegurarse de que usted no continúa perdiendo tiempo y esfuerzo en cualquiera de estas negativas, improductivas, actividades.
Priorizar las actividades: puede que tenga que hablar con su equipo, y, o con su supervisor, posiblemente con proveedores y clientes internos o externos, para aclarar y confirmar lo que deben ser sus prioridades. Esta podría ser una oportunidad para discutir cómo se puede delegar algunas tareas a otros, tal vez simplemente porque no se debe hacer en primer lugar, tal vez como una actividad de desarrollo para ayudar a un miembro del equipo de aprender nuevas habilidades. El objetivo es tener una idea clara de cuales son los, medios y tareas de baja prioridad alta y eventos. A continuación, puede asignar un momento adecuado del día, semana o mes, para trabajar en ellos, y un período de tiempo adecuado que garantiza que usted será capaz de completar con éxito estos.
Preparación de listas de acciones: a veces llamadas listas de tareas pendientes. Esta es una actividad relativamente simple, donde nos fijamos en las tareas y eventos del futuro día, semana y mes, y la lista de las actividades que tiene la intención de llevar a cabo, y cuándo y durante cuánto tiempo va a trabajar en ellos. Usted, por supuesto, tienen que comprobar continuamente que estas actividades coinciden con sus roles, responsabilidades y objetivos.
A partir de cada nuevo día: en realidad, esto puede significar tomar acción al final del día anterior, la última tarea del día es para planificar sus actividades específicas, tal vez como una acción simple o lista de tareas pendientes, con los tiempos, tal vez como una lista de prioridades, que tiene la intención de completar el día siguiente. Entonces, al empezar a trabajar al día siguiente tendrá un plan de acción esperando. A medida que el día avanza, debe revisar su progreso a intervalos, y hacer ajustes cuando sea necesario. Entonces, al final del día, la elaboración del plan de acción, la lista, para el día siguiente.
En tiempos de descanso: no caer en la trampa de tratar de trabajar de forma continua, durante todo el día sin parar, trabajando a través de todas sus roturas, y peor aún, no tomar una pausa para el almuerzo. abrumadora evidencia muestra que necesitamos tener descansos, y que sin ellos nuestro rendimiento se deteriora drásticamente el tiempo nos vamos fuera. Debe tener al menos un breve descanso a media mañana, un mínimo de 30 minutos a la hora del almuerzo y un breve descanso en la tarde. Su organización debe animarle a tomar estos descansos, ya que es requerido por la salud y seguridad en el trabajo de la legislación.
A partir de cada nueva Semana: tratar de adoptar el mismo enfoque que con la planificación diaria. Al final del último día de la semana de trabajo, elaborar un plan de acción para la próxima semana, o por lo menos para el primer día en detalle y el resto de la semana en el esquema. A partir de cada nuevo mes: de nuevo, adoptar el mismo enfoque que con la planificación semanal. Durante la última semana del calendario por mes presupuestaria, prepare su plan de acción para el siguiente mes.
Planificación estratégica: en paralelo con la planificación diaria, semanal y mensual, también se debe tener plan de fondo que se centra en mediano plazo y objetivos a largo plazo. Estos pueden ser los objetivos de rendimiento del lugar de trabajo, como la final de los resultados financieros del año, sino que también deben incluir objetivos más fáciles, pero igualmente importantes, como el desarrollo de las personas y equipos (sin olvidar sus propios objetivos de desarrollo, personal,). También pueden incluir objetivos como la mejora de las condiciones de trabajo o las relaciones, por ejemplo, entre los departamentos o con los proveedores. Estos planes a largo plazo deben ser referidos a los avances y revisados, en por lo menos una vez al mes.
En resumen:
sin un enfoque estructurado para la gestión de su tiempo, es inevitable que usted se encontrará con dificultades, se pierda los plazos importantes, no prestar suficiente atención a su desarrollo profesional y personal, no se ocupan plenamente con las necesidades de los miembros de su equipo, permitir que otros dictar la forma en que gasta su tiempo en el trabajo. El resultado es que el trabajo se convierta en una carga, y su rendimiento se deteriorará. Además, otros se darán cuenta y su rendimiento se juzga negativamente. Siguiendo las sencillas y prácticas, pasos descritos aquí, va a tomar el control del tiempo que pasa en el trabajo, y tomar el control de las actividades que se llevan a cabo. Una vez que haya aplicado sistemáticamente estas técnicas para un mes o dos, que se convertirá en hábito, se absorbe sin problemas en su vida laboral diaria. Usted encontrará que usted tiene menos conflictos, menos problemas, y se encontrará con la mayoría de sus plazos y objetivos. Va a administrar su tiempo con eficacia.
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