Casi cada vez que los consejos de administración que ha leído enfatizan la importancia de pasar más tiempo en tareas importantes y menos o nada de tiempo en todo lo que lo distrae de sus objetivos de productividad.
Pero si pudiera dar un paso más y distribuir su tiempo en base a tareas de alto valor y actividades de bajo valor.
La regla 60–30–10 puede hacer exactamente eso por usted y darle un marco para asignar su tiempo a sus tareas.
Esta regla establece una estructura que le da una mejor idea de qué tareas vale la pena realizar a qué hora del día.
60% es el nivel superior, 30% es el nivel medio y 10% es el nivel inferior.
La regla 60–30–10 significa designar el 60% de su jornada laboral a actividades de alto valor; 30% a tareas de bajo valor que aún avanzan sus objetivos; y 10% a otras actividades que pueden ayudarlo a prepararse para el mañana.
Si está familiarizado con la inversión, piense en este modelo de gestión del tiempo como su asignación de cartera de tiempo en diferentes tareas.
60% de nivel superior para tareas de alto valor
Siempre habrá más que hacer que tiempo para hacerlo. "Si no prestas la atención adecuada a lo que llama tu atención, requerirá más atención de la que merece", dice David Allen en su libro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Es fácil entusiasmarse con las tareas e intentar asumir demasiado todos los días, pero si lo hace, gastará su energía en todo el lugar sin lograr sus cosas más importantes del día.
Para mejorar sus resultados y hacer más, separe su trabajo de alto valor de todas las demás actividades. Al menos el 60 por ciento de su día debe asignarse a todas sus tareas de alto valor.
“Tienes que decidir cuáles son tus prioridades más altas y tener el coraje agradable, sonriente y sin disculpas, para decir 'no' a otras cosas. Y la manera de hacerlo es tener un sí más grande ardiendo por dentro ", argumenta Stephen Covey , conocido por su popular libro, Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas.
Las tareas de alto valor contribuyen a su misión, valores y objetivos a largo plazo. Estas son cosas como el libro que desea escribir, la presentación que le gustaría hacer para una promoción, las llamadas de ventas y la compañía que planea comenzar.
Para cada gran objetivo, identifique las tareas individuales y elija en qué quiere concentrarse para el día. Haga eso a primera hora de la mañana cuando esté más activo.
Producir resultados de alto valor requiere que le demos prioridad a las tareas que terminan produciendo un resultado valioso y valioso.
Para hacer más trabajo de alto valor, eche un vistazo a todo en su plato. Examine sus micro actividades, o tareas / entregables. ¿Se alinean con la imagen más amplia de lo que estás tratando de lograr? Elija lo que cree que es más esencial, libere espacio y solo trabaje en sus objetivos medibles y alcanzables más importantes: se trata de centrarse en tareas que agregan valor.
30% de actividades de nivel medio a bajo valor
Asigne el 30% de su tiempo a tareas urgentes pero no necesariamente importantes.
Cosas como procesar correos electrónicos, organizar archivos, devolver llamadas telefónicas, enviar actualizaciones del estado del equipo, escribir informes y algunas reuniones entran en esta categoría.
Cada vez que abre un correo electrónico, debe tomar una decisión, que interrumpe su flujo. El problema es que cada correo electrónico individual puede hacer o deshacer mis próximos minutos, la próxima hora o incluso todo el día.
Las tareas de nivel medio pueden parecer urgentes, pero si no contribuyen directamente a su objetivo final, elija realizarlas después de completar tareas de alto valor.
Piense en esta categoría como tareas de mantenimiento. Si los descuida por completo, se encontrará con problemas, pero no querrá concentrarse en ellos a expensas de un trabajo más importante.
¿Quién quiere dedicar la mayor parte de su tiempo de trabajo a responder correos electrónicos o pagar facturas? Algunas tareas de poco valor son fáciles de automatizar. Si te encuentras haciendo lo mismo una y otra vez todos los días, encuentra una manera de automatizarlo y usa el tiempo libre para otra cosa.
Ya sea que se trate de programar, reconocer o hacer arreglos estándar, probablemente hay aplicaciones que podría usar.
Necesitamos evitar que tales tareas se apoderen de nuestras vidas, por lo que tenemos tiempo para enfrentar los desafíos verdaderamente grandes que pueden marcar una diferencia real en nuestro trabajo.
Si puede permitirse pasar menos tiempo en esas actividades para reinvertirlo en lo que más importa, reduzca el porcentaje de tiempo que pasa en esta categoría y haga más trabajo de alto valor.
El 10% de nivel inferior debería marcar la diferencia mañana
La forma en que termina el día es crítica, ya que tiene mucho que ver con cómo comienza el día siguiente. Las tareas en esta categoría son cosas que no agregan ningún valor real a su trabajo, visión u objetivo a largo plazo, pero que pueden ayudarlo a comenzar mejor mañana.
Algunas personas asignan menos del 10% de su tiempo a este nivel. Depende de tu horario personal. tu decides.
Fuera de las actividades laborales importantes, algunas personas tienen otras tareas que deben resolver, pero no pueden justificarlas en las primeras horas del día.
Puede usar este nivel para crear una nueva lista de tareas pendientes o evaluar la anterior; asegúrese de estar donde necesita estar en estas actividades y de que haya logrado todo lo que pudo. Si no, haga un mejor plan para mañana.
También puede revisar su horario para el día siguiente. O use parte del tiempo para ordenar. Antes de salir por la puerta, tómese unos minutos para tirar la basura, organizar su papeleo y limpiar su escritorio. Esto le dará la sensación de un nuevo comienzo cuando llegue a la mañana siguiente.
Si no tiene un plan para su viaje diario a casa, puede programar cosas para hacer mientras viaja: qué leer, podcasts que puede escuchar para descomprimir después de un horario ocupado.
Por supuesto, estas categorías se pueden revisar para reflejar su situación y horario únicos. - Puede cambiarlo a 50–30-20 o 70–20–10, según sus circunstancias personales.
Priorizar y optimizar su tiempo puede brindarle más tiempo para concentrarse en lo que realmente importa: lograr más en menos tiempo. La idea es prepararse para el éxito óptimo clasificando sus tareas de acuerdo con el mejor uso de su tiempo.
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