Cómo administrar eficazmente su tiempo

Habilidades de manejo del tiempo

Todos deseamos que haya más tiempo en el día. Cuando termina el día y miramos hacia atrás a lo que logramos, a menudo nos preguntamos dónde pasaron todas esas horas. Si eres como la mayoría de las otras personas en el mundo, entonces la administración del tiempo podría ser un problema. Estamos un poco triturados por el tiempo. Decimos cosas como "No hay suficiente tiempo en el día" o "No sé dónde encontraré el tiempo" y "Nunca tengo tiempo para mí".

Manejar el tiempo de manera efectiva es una habilidad que tantos desean pero que muy pocos tienen.

Creemos que nunca tenemos suficiente tiempo porque estamos tan ocupados respondiendo a las curvas de la vida, si se quiere. Y, cuando parece que nos liberamos un poco de tiempo, recibimos un golpe desde el jardín izquierdo con algo a lo que simplemente tenemos que responder. Además, parece que incluso cuando no estamos siendo golpeados por problemas, parece que no podemos encontrar el tiempo para gestionar nuestras tareas diarias, para empezar.

Entonces, ¿cómo encontramos el tiempo para hacer algo entonces? 

La gestión del tiempo comienza con la organización

La administración del tiempo no es esta esquiva forma de magia negra que tan pocos entienden. De hecho, cualquiera puede administrar eficientemente su tiempo siempre que se organicen primero. Sin organización, es difícil ver qué se necesita lograr en el día y qué tan importante es cada una de esas cosas para sus objetivos a largo plazo.

Cuando se organiza con su tiempo, no solo aumenta su capacidad para administrar sus tareas cotidianas de manera efectiva, sino que también aumenta la probabilidad de poner el tiempo donde realmente cuenta: hacia los objetivos a largo plazo que alberga en el fondo. Si nunca ha realizado ninguna configuración de objetivos en el pasado, ahora es el momento de comenzar, ya que es un requisito previo imprescindible para una gestión eficaz del tiempo.

¿Por qué el establecimiento de objetivos es tan importante? 

Bueno, la fijación de objetivos es solo una parte en el proceso de cuatro partes de la administración eficaz del tiempo. Sin embargo, ayuda a establecer el campo de juego porque si no sabes a lo que te diriges, puedes continuar con tus días haciendo que las ruedas se frustren repetidamente. Si desea administrar su tiempo de manera eficiente y alcanzar sus esperanzas y sus sueños en el proceso, entonces debe asegurarse de que sea claro y conciso con lo que desea de la vida y, posteriormente, de su día.

Paso # 1 - Establecer objetivos claros

Una necesidad absoluta antes de ser capaz de administrar su tiempo de manera efectiva es establecer metas claras sobre lo que desea en la vida. Puede pensar que ya sabe lo que quiere, incluso si no ha establecido metas en papel. Si este es el caso, entonces estás muy equivocado. ¿Por qué? Debido a que establecer objetivos claros en el papel es notablemente diferente de simplemente ponerlos en tu cabeza.

Si participa en el establecimiento de objetivos pasivos, es menos probable que tenga un buen manejo de su gestión del tiempo. Esto puede llevar a una frustración severa, porque en el fondo de tu mente subconsciente podrías saber lo que quieres, pero no has organizado esos deseos en objetivos claros. No se ha vuelto visceral para ti.

Establezca activamente sus objetivos al decidir exactamente lo que desea, cuándo lo desea y por qué lo desea. Tienes que ser absolutamente preciso aquí cuando haces esto. No tengas miedo de escribir exactamente qué es, hasta el último detalle, que quieras. No digas que quieres un montón de dinero, di la cantidad exacta de dinero que deseas, la fecha específica en la que la quieres y la razón por la que la quieres.

Paso # 2 - Organízate

El segundo paso en la administración eficaz del tiempo es la organización. Tienes que organizarte si quieres administrar tu tiempo adecuadamente. ¿Pero cómo te organizas? Bueno, lo primero es lo primero, tienes que establecer tus objetivos. Si no hiciste eso, entonces deja de leer y hazlo ahora.

Una vez que haya establecido sus objetivos, debe organizarlos. ¿Cuáles son sus metas a largo plazo? ¿Cuáles son sus objetivos a corto plazo? Divida sus objetivos a largo plazo en hitos para que tenga un objetivo al que apunte cada mes, semana y día. Cuando sepa lo que quiere lograr en un año a partir de ahora, puede dividirlo fácilmente en objetivos mensuales, semanales y diarios.

Una vez que tenga su lista de metas organizadas en hitos, entonces sabrá a lo que apunta. Cuando te levantas por la mañana, puedes tener un mejor sentido de propósito. También le ayudará a asegurarse de estar haciendo un poco cada día para alcanzar esos objetivos, sin importar cuán pequeña sea esa cantidad.

Cuando puede organizar las metas en hitos, y coloca esa lista en frente de usted, su mente no puede ignorar lo que se debe hacer. Si elige no organizarse, su mente tiene una manera más fácil de ayudarlo a evitar esas tareas diarias tan importantes todos los días.

Paso # 3 - Priorizar el tiempo

En 1994, Stephen D. Covey publicó un libro titulado  7 Hábitos de personas altamente efectivas , donde discutió un sistema para administrar el tiempo que originalmente fue presentado por Dwight D. Eisenhower. Este sistema divide las actividades en cuatro cuadrantes en función de dos factores: urgencia e importancia.

Entonces, en su día, una tarea puede ser categorizada por estos dos factores. Ellos son los siguientes:

• Cuadrante 1 - Emergencias y crisis: urgente e importante
• Cuadrante 2 - Metas a largo plazo: no urgente pero importante
• Cuadrante 3 - Interrupciones: urgente pero no importante
• Cuadrante 4 - Distracciones: no urgente y no importante

Cuando mira su lista de hitos y tareas diarias, puede categorizar en qué área cae cada uno de ellos. La mejor forma de instituir efectivamente este método es pasar una semana primero rastreando todo lo que haces. ¿Dónde pasas tu tiempo? Apúntelo. Si pasó 15 minutos haciendo llamadas telefónicas a los recaudadores de facturas, anótelo. Si pasaste 1 hora en el supermercado, anótalo.

Al final de cada día de la primera semana, escriba el cuadrante al lado de cada tarea para lo que corresponde. ¿Cuánto de su tiempo estuvo mirando televisión (Cuadrante 4) o trabajando en sus objetivos a largo plazo (Cuadrante 2) o lidiando con emergencias o crisis en su vida (Cuadrante 1), y demás?

Después de la primera semana, mira cuánto tiempo pasaste en cada cuadrante. El objetivo en la vida es pasar tanto tiempo en el Cuadrante 2 y tan poco tiempo en el Cuadrante 4. ¿Cuánto tiempo pasaste realmente en el Cuadrante 2? Después de completar este ejercicio, tome su lista diaria de tareas y anote el cuadrante al que pertenece cada uno de ellos.

Si miraste la televisión durante 3 horas, entonces viviste en el triste cuadrante 4 ese día. Desea dedicar tan poco tiempo a las actividades de Quadrant 4 como pueda si desea administrar eficazmente su tiempo. A veces no podemos ver cuánto tiempo estamos desperdiciando a menos que lo veamos de esta manera.

Paso # 4 - Destruye la procrastinación

Una de las partes más difíciles de la administración del tiempo es la temida procrastinación que tiende a criar su fea cabeza con demasiada frecuencia. ¿Cómo evitamos la procrastinación ? Bueno, podemos establecer todos los objetivos que nos gustaría, organizarnos y priorizar nuestro tiempo, pero si no podemos cumplir con nuestra lista de cosas que hacer todos los días, entonces estamos perdiendo el tiempo.

Entonces, ¿cómo evitamos esto? 

La procrastinación ha sido calificada como el asesino silencioso y es uno de los mayores impedimentos para nuestros objetivos. Todos decimos que queremos lograr algo, pero cuando se trata de administrar nuestro tiempo con cierto sentido de eficiencia, parece que no podemos lograrlo. La procrastinación parece estar en cada rincón.

Sin embargo, la única forma de evitar la procrastinación es ser completamente consciente de lo que se necesita hacer. Si puede establecer metas claras, organizarse y priorizar su tiempo, estará en camino de destruir cualquier propensión a la postergación. Si nada de eso funciona, prueba la regla de los 15 minutos.

Establezca un temporizador en su reloj, teléfono inteligente o en cualquier otro lugar, y configúrelo para hacer algo que haya pospuesto por solo 15 minutos. Eso es todo lo que necesita comprometerse: 15 minutos. De lo que se darán cuenta es de que un objeto en movimiento se mantiene en movimiento; una vez que comiences, lo más probable es que sigas adelante. ¡La parte más difícil es simplemente comenzar!